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招商加盟会议需要注意的一些细节

一、会议物资的准备

1、会议资料的准备:会议资料宁可多备也不要出现到时不够用的情况,建议储备量是确定参会人员总和的50%。因为有的客户参加会议的时候,把资料忘到房间了,就随手再领一份, 服务人员总不能说,你回去拿吧,我们这里不够了;同时会议完毕后,有些意向客户可能要带回去一些资料扩大宣传,如果我们没有准备,等会议结束回到公司想给对方再发过去的时候,对方可能就没有会议那份激情了,因为我们的招商会大都是在外地开的,在公司本地开的机会比较少。备而无患是必要的。

A.来宾资料袋内容(以一个连锁公司为例):会议手册、招商书、招商手册、产品彩页、运营手册大纲、联系人名片、笔记本、笔、代表证;

B.会务组资料内容:接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会务组成员通讯录(人手一份)、列车及航班时刻表;

C.沟通组资料内容:来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录(人手一份),招商书,各级经销商合同,运营手册及相关资料;

2、会议物资的准备:根据会议不同规模设定内容。

A.常用物资:电脑、打印机、打印纸、微波炉、饮用水、饮水机、一次性水杯、照相机、摄像机或小型DV、胶卷、电池、备用插座、便签纸、裁纸刀、剪刀、胶带纸(宽窄均备)、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、戒烟标志、公司放大的标识,以及各种通知条,比如说有现场打电话的,直接去说可能唐突一些,那么准备一个纸条:“X先生/女士,您好,请维持会议现场的安静,请把手机调至震动或关闭,谢谢配合!”你这样递过去一个条子,比说话的效果要好多了。

B.产品样品、常用药品(感冒、发烧、消炎、肠胃药品等)及员工值班食物,如:牛奶、饼干,因为员工极有可能吃不上饭。

二、人员分组与协调

1、分组的原则:分工和协调主次要明白,首先是分工,完成自己份内的工作任务,其次是配合其他组的需要,千万不可发生自己的活没有干完,却忙着去干不属于自己的工作的情况。在自己本职工作做完或不忙的情况下应主动配合别的部门工作。

2、分组的设置:

A.总指挥:一般由公司老总或者副总担任,主要是会议前期的组织、后期服务和总协调;

B.副总指挥:这个岗位是最重要的,是执行总指挥,负责左右细节的安排和处理,同时注重会议议程科目和时间安排,市场业务处理;

C.会务组组长:一般由行政部经理担任或者市场部经理担任,要求心态平和,熟悉各个经销商的情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排,参会人员的往返

接送等,若人员充足可在会务组中再设登记、接站两组;

D.会场组:会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造;

E.后勤组:票务安排、会议各种费用结算、支付等;

F.沟通组:这个组责任最重,一般有分管副总或者市场总监担任,成员是熟悉市场和具有谈判能力的人,负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向经销商的沟通促进、配合会务组进行业务安排等。

3、分工固定但所设人员可以穿插调整,做到人人有事做,事事有人做。尽量做到包干到人,科学分配,避免一件事几次换人等重复用工现象。如:会场组人员在没有课程时可协助业务组谈判或会务组工作。

三、会务组的工作流程

1、 确定会场后,会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管,如:客房部、餐饮部、工程部、会议室等,把电话常备,做成小贴条,几个组长每人一份,以备急时需要。

2、会务组人员确定会务组房间后将会议物资全部放好并进行登记,分类并标注,做到方便查找使用,尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥善保管,责任到人,否则容易出现大家都不知道的结果,做好防盗、防潮、防水、防晒等工作,从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗。

3、了解会场所能提供的服务,如:接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如:接送车辆何时、何地、如何接送客人,叫醒服务的时间,方式,语气等。

4、如来宾需要特殊的服务,如:长话、播放录像、加餐、用餐时点酒点烟等要与前台说明,来宾自己结算,会务组概不负责,要形成文字。

5、会务组房间内要做到卫生整洁,杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟,除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息,尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥房间,客户没有进门之前先嗅到了味道,你说会有什么感觉。

6、来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决,即使不是自己的业务范围,不能直接说:你去找那个那个人吧,支走0K,一定要说你等一下,我帮你联系一下,看他在那里,然后你去找他。

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